La Posta Elettronica Certificata, comunemente abbreviata con p.e.c., è un sistema di trasmissione molto simile alla e-mail ordinaria, che viene impiegato nella comunicazione digitale.
A differenza della normale e-mail però la p.e.c. offre molte più garanzie, grazie alla presenza della "certificazione" del gestore.
COME FUNZIONA
Il funzionamento della p.e.c. viene descritto molto semplicemente dall'art. 5 del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, che contiene il "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3."
In base a questa norma in pratica "Il messaggio di posta elettronica certificata inviato dal mittente al proprio gestore di posta elettronica certificata viene da quest'ultimo trasmesso al destinatario direttamente o trasferito al gestore di posta elettronica certificata di cui si avvale il destinatario stesso; quest'ultimo gestore provvede alla consegna nella casella di posta elettronica certificata del destinatario."
Chiaro quindi che una trasmissione può essere definita posta elettronica certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe p.e.c.
I SOGGETTI COINVOLTI
Ora è evidente, come chiarito anche dalla norma suddetta, che i soggetti coinvolti nel servizio di posta elettronica certificata sono fondamentalmente tre:
- il mittente: ovvero colui che si avvale del servizio p.e.c. per trasmettere i documenti prodotti tramite strumenti informatici;
- il destinatario: ossia l'utente che si avvale del servizio p.e.c. per ricevere i suddetti documenti;
- il gestore del servizio: che può essere un soggetto pubblico o privato, che eroga il servizio p.e.c. e gestisce i domini di posta elettronica certificata.
IL RUOLO DEL GESTORE
Il ruolo del gestore è fondamentale per il valore legale della p.e.c., perché è a lui che viene affidato il compito di certificare l'attendibilità dell'invio e della ricezione della posta. Quando si invia una p.e.c infatti il mittente dopo pochi secondi riceve due messaggi:
- uno a riprova della corretta trasmissione/accettazione del messaggio da parte del sistema stesso;
- l'altro con valore di ricevuta di consegna.
Questi due messaggi danno certezza al mittente che l'invio della p.e.c. è andato a buon fine.
SOGGETTI OBBLIGATI ALL'UTILIZZO DELLA PEC
I soggetti obbligati all'utilizzo della p.e.c. sono quelle categorie che hanno un maggiore bisogno e interesse a impiegare uno strumento in grado di offrirgli una certa sicurezza d'invio e di ricezione del messaggio.
I primi obbligati a munirsi di una casella p.e.c. sono stati i professionisti dal 2009.
A questi nel 2011 sono seguite le Società, obbligate a comunicare il proprio indirizzo p.e.c. al Registro delle Imprese.
Nel 2013 è toccato alle imprese individuali aprire una casella p.e.c. e comunicare l'indirizzo al Registro delle Imprese.
Ultime in ordine di tempo le pubbliche amministrazioni.
IL VALORE LEGALE
Abbiamo detto che la p.e.c. ha lo stesso valore legale della raccomandata, questo perché il sistema, per come è stato concepito, garantisce l'integrità e l'impossibilità di alterare il messaggio contenuto nella comunicazione, che non può subire alcun tipo di modifica o falsificazione, giungendo integro al suo destinatario.
Valore legale garantito anche dalla certificazione che, come dice il termine stesso, certifica appunto la data e l'ora d'invio, così come l'avvenuta consegna al destinatario o la sua mancanza. Tutte informazioni che, notificate al mittente, provano legalmente l'invio del messaggio, esattamente come se si inviasse una raccomandata con ricevuta di ritorno, come precisato anche dall'art. 48 comma 2 del Codice dell'Amministrazione digitale dlgs n. 82/2005.
CASELLA PIENA: VALIDITÀ DELLA CONSEGNA
La Corte di Cassazione, Sezione Lavoro, con sentenza n. 12451 del 21 maggio 2018 si è espressa in tema di validità delle notifiche via p.e.c. ed ha disposto che è da ritenersi regolarmente avvenuta la comunicazione inviata anche se la casella p.e.c. del destinatario (un avvocato) risulti “piena” e questo perché il professionista diventa responsabile della gestione della propria utenza con l’onere del controllo periodico di verifica dello stato in cui la stessa trovasi.
Il titolare dell’account” di posta elettronica certificata ha il dovere di assicurarsi il corretto funzionamento della propria casella postale e di utilizzare dispositivi di vigilanza e di controllo, dotati di misure anti intrusione, oltre che di controllare prudentemente la posta in arrivo, ivi compresa quella considerata dal programma gestionale utilizzato come “posta indesiderata”
